Secrétaire en CDD

Qui sommes-nous ?

L'ADAPEI AM est une association humaine et solidaire, riche de plus de 700 collaborateurs qui œuvrent chaque jour pour l'inclusion et l'accompagnement de près de 1900 personnes en situation de handicap dans 45 établissements et services sur tout le Département des Alpes-Maritimes.

L'ADAPEI des Alpes-Maritimes propose un poste de secrétaire en CDD intégré au sein d’Esatitude Antibes

Missions principales

Sous l’autorité de la Direction et en lien avec les différents professionnels de l’établissement, le/la secrétaire administratif(ve) assure le fonctionnement administratif courant de l’ESAT et contribue à la qualité de l’accueil et de la circulation de l’information.

À ce titre, il/elle aura notamment pour missions de :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement, assitée par une personne accompagnée ;
• Réceptionner, traiter et orienter les appels, courriers et courriels ;
• Assurer la gestion administrative courante et le suivi des dossiers ;
• Rédiger et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et différents documents administratifs ;
• Organiser et tenir à jour les dossiers des personnes accompagnées et/ou des salariés ;
• Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents ;
• Participer au suivi des admissions, stages, conventions et documents administratifs liés aux personnes accompagnées ;
• Assurer le suivi des tableaux de bord et outils de reporting ;
• Participer au traitement administratif des factures, et relations fournisseurs selon l’organisation de l’établissement ;
• Organiser les rendez-vous, réunions et agendas ;
• Assurer l’interface administrative entre la Direction, les professionnels, les personnes accompagnées, les familles et les partenaires extérieurs ;
• Veiller à la confidentialité des informations et au respect des procédures internes.

Profil recherché

• Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine du secrétariat, de l’assistanat ou de la gestion administrative ;
• Expérience sur un poste administratif souhaitée, idéalement dans le secteur médico-social ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook ;
• La connaissance des logiciels métiers LIVIA, OCTIME, AGEVAL, CEGI, SAGE 1000 FRP et YOOZ serait appréciée ;
• Capacité à s’approprier rapidement de nouveaux logiciels et outils numériques ;
• Très bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe ;
• Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément ;
• Autonomie et réactivité ;
• Qualités relationnelles et sens de l’accueil ;
• Capacité à travailler en équipe et à rendre compte ;
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.